A veces, lo mejor que puede hacer por su negocio es alejarse de un proyecto. En mis años de experiencia, he identificado algunas banderas rojas que me dicen que tenga cuidado con un cliente. Por otro lado, después de ver los errores cometidos por los clientes, también puedo ver algunas banderas rojas en un proveedor. Este artículo intenta dar algunos consejos a los usuarios y proveedores de equipos.

¿Cuándo alejarse de un cliente?:

Piden presupuesto por un proyecto llave en mano pero no proporcionarán estudios de suelo

Hay muchas maneras en que esto puede salir mal. Nadie con medio cerebro invertiría más de un millón de dólares y trataría de ahorrar cinco mil en estudios de factibilidad. Lo primero que podría estar tratando de lograr es lograr que el proveedor pague por él, a cambio de la promesa no muy seria de comprar, y luego usar la información para obtener ofertas de todos los demás.

Tal vez incluso espera que completes el proyecto sin hacer los estudios. Luego, cuando las fundaciones fallan, él lo demandará y básicamente lo obligará a pagar el proyecto.

Solicitan planos detallados e información de ingeniería.

Esto se llama obtener un proyecto de ingeniería de forma gratuita y sucede todo el tiempo. La mayoría de las compañías pagarían felizmente cincuenta mil dólares por una investigación de mercado, pero aún así esquivarán el pago de la ingeniería. Esto es totalmente responsabilidad de los proveedores.

Al igual que los campistas que alimentan a los animales, les han enseñado a sus clientes a portarse mal. El problema no es hacer el estudio de forma gratuita, sino el hecho de que el cliente esté esperando al primer tonto que lo hará y luego pasará la información a todos los demás proveedores que intentan obtener la oferta más baja.

Mi posición con respecto a esto es: si el proyecto es simple y puedo hacerlo en menos de dos días, lo haré de todos modos; pero si se trata de un problema complejo que requiere semanas de trabajo, tiene que pagar el estudio o firmar un compromiso para comprarme. Si él tampoco lo hace, me alejo.

La negociación comienza pidiendo un descuento.

Hay muchas maneras en que uno puede reducir el costo de un proyecto, y hay diferentes maneras de considerar el costo. Si el proyecto tiene varias etapas, puede minimizar la inversión inicial (y luego pagar las expansiones con sus ganancias) o minimizar la inversión total (y eso generalmente requiere una inversión inicial mayor) o minimizar el costo de operación y mantenimiento (que maximiza las ganancias).

Un cliente educado hablaría primero de estrategia, no de descuento. La parte más fea es que probablemente esté tratando de sacar ventaja de ti. Verá, puedo entender que simplemente solicite un descuento si está comprando un silo que es bastante estándar, pero solicitar un descuento en un proyecto complejo muestra una actitud poco saludable. No es malo per se, pero es una señal de otros problemas, como un esposo que no puede nombrar al cantante favorito de su esposa.

Insisten en algo irracional

Esto es algo así como el jefe que compra un servicio deficiente de segunda mano que no funciona y luego exige que su personal de mantenimiento lo haga funcionar, porque era una ganga. A veces es divertido, como cuando este cliente me hizo reparar su cinta transportadora de 80 años.

Otras veces, es una tortura, como cuando tuve que construir una plataforma de concreto para la descarga de camiones que no tenía un pozo de camiones y nunca iba a tenerlo ya que el proyecto del cliente no dejaba espacio para ello.

Rechazan el uso de una carta de crédito para el pago

Esto significa que su historial crediticio es tan malo que ningún banco se arriesgará. Esto les sucede incluso a los gobiernos, así que no dejes que el tamaño de la empresa te engañe. Si no es lo suficientemente bueno para los bancos, no es lo suficientemente bueno para usted.

Rechazan brindar una garantía

Si una empresa es financieramente sólida y se comporta éticamente, no hay razón para no proporcionar una garantía de pago a través de un banco. Simplemente te está preparando para algo.

Insisten en que proporcione un seguro / garantía por una cantidad ridícula de dinero

Vi que esto sucedió dos veces, por dos clientes diferentes, afortunadamente para otras compañías. Insistirán en que, de acuerdo con alguna política de la compañía, todos los proveedores deben proporcionar un seguro de un millón de dólares (por ejemplo) y no importa que su suministro total sea de solo cincuenta mil.

Esto se hace esperando que el proveedor falle (y, subjetivamente, siempre fallamos, ya que ningún proyecto sale exactamente como estaba planeado) y luego lo demandan. Espera recuperar al menos parte del dinero y realmente no le importa si pierde su empresa y su casa. ¿Cuáles son las banderas rojas para un cliente? Sí, todo lo anterior lo es, porque también hay muchos proveedores que no son estelares.

Proporcionaron planos, pero están en 2D

Esto es 2019. Nadie debería usar más el plano 2D ya que no le permite verificar las interferencias y realizar cualquier corrección a través de varias plantas y elevaciones llevará una eternidad.

Si usa 2D para una sola máquina, significa que no puede usar la lista de materiales (BOM) y eso hace que sea mucho más lento cotizar y hacer adaptaciones. Si un proveedor no ha sentido la necesidad de ser más eficiente, eso significa problemas.

Para proyectos de construcción completos, necesita Revit o Microstation, que también son sistemas 3D, para presupuestar el proyecto adecuadamente y programar los trabajos. Cualquiera que use 2D, o la estructura metálica tradicional en 3D, no está actualizado, al menos en una década.

El proyecto de obra civil no incluye cálculos estructurales.

Podríamos incluir estructuras de acero aquí también. Si solicita los cálculos estructurales y el proveedor no puede proporcionarlos, significa que nunca los han hecho. Hay una historia sobre Van Halen, que solicita tener en el hotel un tazón de M&M sin chocolates

En realidad no tenían nada contra los M&M, pero los usaban como señal. Si, después de llegar al hotel, notaron que el tazón no estaba "limpio", significaba que la agencia local no prestó atención a los detalles e iban a tener que verificar el sonido y la iluminación antes del concierto.

En este caso, usted, como usuario final, no necesita los cálculos estructurales en absoluto, pero el hecho de que el proveedor no los tenga a mano levanta una gran bandera roja; lo suficientemente grande como para considerar cambiar de proveedor de inmediato.

El cronograma del proyecto se realizó en Excel.

El MS Project es el software estándar de facto para la gestión de proyectos. Hay otros, pero principalmente orientados al desarrollo de software. Cualquier empresa con experiencia en gestión de proyectos tendrá al menos un par de licencias para MS Project y muchas personas con experiencia en su uso.

Si su proveedor le proporciona un cronograma que es solo una hoja de cálculo con celdas pintadas, en lugar del gráfico típico de Gantt de MS Project que muestra las relaciones de precedencia, esta es una empresa sin experiencia o demasiado lenta para mantenerse actualizada con la tecnología.

Insisten en que se les pague por adelantado

Si está tratando con fabricantes de equipos, el pago por adelantado es normal. A menos que desee utilizar cartas de crédito. Con una carta de crédito, el banco los pagará solo después de que se cumplan ciertas condiciones; pero para pequeñas cantidades de dinero (del orden de cuatro ceros) no tiene sentido pasar por el papeleo y pagar las tarifas.

Este problema es preocupante con respecto a las empresas de construcción, ya que solo debe pagar después de controlar el progreso realizado en el sitio. Tal vez no tenga problemas de dinero y pueda pagar por adelantado, pero seguro que los tienen, y lamentará haber confiado en ellos. Esta es una empresa sin suficiente efectivo para incluso 30 días de operaciones. Si algo sale mal, no podrán continuar con el proyecto y lo abandonarán, desapareciendo de la faz de la Tierra.

No tienen un sistema de calidad o planes de control de calidad.

Si bien ISO 9000 no es la panacea, al menos significa que tienen algún tipo de sistema de calidad. Otras "metodologías" como TQM o Six Sigma están bien, pero el proveedor debe mostrar evidencia de haberlas implementado.

Para un proveedor de equipos mecánicos o estructuras de acero, la evidencia de los controles de fábrica es suficiente. Para una empresa de instalación o construcción, debe solicitarles un plan de control de calidad en el sitio. Por ejemplo, un constructor de silos debe rociar con manguera los techos de los silos antes de agregar paredes, para detectar fugas de agua.

No les digas eso. Simplemente solicite el plan de instalación / calidad y verifique si mencionan este problema. Su proveedor de equipos o un consultor experto pueden ayudarlo a identificar problemas como este. La empresa constructora debe proponer un plan de control de calidad, que se implementará en el sitio. Pregúntele a un ingeniero civil externo sobre las regulaciones locales y las instalaciones de prueba certificadas disponibles.

El equipo no incluye un topógrafo.

No es necesario tener un tiempo completo (a menos que el proyecto sea enorme), pero debe ver a un topógrafo una o dos veces por semana para ayudar a los capataces a transferir la información de los dibujos al suelo, y también actualizar los dibujos de acuerdo con las correcciones realizadas.

Muchos capataces e ingenieros civiles tienen capacitación en topografía, pero la precisión del trabajo no es la misma. Cualquier enfermera puede coser una herida en la frente, pero siempre preferiría que lo hiciera un cirujano.

El equipo no incluye un especialista en seguridad.

En cualquier país desarrollado es obligatorio tener uno, pero en muchos países del tercer mundo todavía no lo es. Debido a las responsabilidades legales involucradas, su propio Especialista en Seguridad no debería ser quien les dé las órdenes. En cambio, debe hablar solo con su contraparte en el equipo del proveedor, a menos que haya un riesgo inmediato involucrado y las operaciones deban detenerse. El hecho de que el equipo del proveedor no tenga un especialista en seguridad dice mucho de una mala cultura y una experiencia insuficiente.

Hasta ahora, estas son las principales banderas rojas que he aprendido a reconocer. Si conoces otras, cuéntame sobre ellas. Me encanta seguir aprendiendo

Autor: Gustavo Sosa es ingeniero mecánico, con un MBA en gestión de proyectos. Es CEO de Sosa Ingeniería, una consultora que realiza diseño mecánico y FEA / CFD, y el Jefe de Ingeniería en RONTIL, un importante distribuidor de equipos de manejo de granos en Uruguay y Paraguay.

Gustavo tiene dos décadas de experiencia en manejo y molienda de granos, incluyendo diseño de ingeniería y gestión de proyectos para proyectos de hasta 60 millones de dólares. En el pasado, trabajó durante tres años como profesor, enseñando energía de fluidos, mecatrónica, diseño de transportadores e instrumentación industrial en UDELAR, la universidad más grande de Uruguay. También ayudó a construir el Laboratorio de Mecatrónica en ese lugar.

Fuente: Milling and Grain 

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